Kearsipan Bukan Sekedar Menyimpan Dokumen, tetapi Bukti Pertanggungjawaban dan Sumber Informasi
PANDEGLANG – Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kabupaten Pandeglang melaksanakan kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026. Kegiatan tersebut bertujuan untuk menilai kesesuaian penyelenggaraan dan pengelolaan arsip pada perangkat daerah dengan kaidah, norma, standar, prosedur, dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat (Asda Pemkesra) Kabupaten Pandeglang, Doni Hermawan, mengatakan bahwa kearsipan tidak sekadar berkaitan dengan kegiatan menyimpan dokumen atau menata berkas. Lebih dari itu, arsip merupakan bagian penting dalam tata kelola pemerintahan karena menjadi bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan, sumber informasi, serta memori kelembagaan yang harus dikelola secara tertib, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Hal tersebut disampaikan Doni Hermawan yang mewakili Bupati Pandeglang pada acara Penyerahan Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan Internal (NHPKI) Tahun 2026 yang berlangsung di Oproom Sekretariat Daerah Kabupaten Pandeglang, Kamis (27/8/2026).
Menurut Doni, kegiatan pengawasan kearsipan internal menjadi momentum penting untuk mengevaluasi sejauh mana pengelolaan arsip pada setiap perangkat daerah telah berjalan sesuai dengan ketentuan. Selain itu, pengawasan juga dilakukan untuk mengidentifikasi berbagai kekurangan yang masih perlu diperbaiki.
Dalam arahannya, Doni menegaskan bahwa pengawasan kearsipan internal tidak semata-mata dimaknai sebagai kegiatan penilaian terhadap perangkat daerah. Lebih dari itu, pengawasan merupakan instrumen evaluasi untuk mengetahui kondisi tata kelola kearsipan di masing-masing perangkat daerah sekaligus menentukan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan.
“Berdasarkan hasil pengawasan kearsipan internal Tahun 2026, nilai yang diperoleh sejumlah perangkat daerah masih belum menunjukkan hasil yang diharapkan. Kondisi tersebut perlu menjadi perhatian dan evaluasi bersama,” ungkapnya.
Ia menegaskan, hasil penilaian yang belum maksimal tidak seharusnya hanya menjadi sesuatu yang disesali. Sebaliknya, hasil pengawasan harus dijadikan cermin sekaligus momentum untuk melakukan pembenahan dalam penyelenggaraan kearsipan.
“Kita harus berani mengakui kekurangan, mengevaluasi pelaksanaan yang selama ini berjalan, dan segera melakukan perbaikan secara nyata,” ujarnya.
Doni juga meminta setiap perangkat daerah memahami kekurangan masing-masing dan menyusun langkah tindak lanjut yang jelas, terukur, serta dilaksanakan secara konsisten.
Menurutnya, perangkat daerah yang memperoleh hasil penilaian masih kurang tidak perlu berkecil hati. Hasil tersebut harus menjadi bahan evaluasi sekaligus pemacu untuk meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan.
“Bagi perangkat daerah yang memperoleh hasil penilaian masih kurang, diminta untuk tidak berkecil hati. Hasil tersebut harus dijadikan bahan evaluasi sekaligus pemacu untuk meningkatkan kinerja pengelolaan kearsipan,” pungkasnya.
Sementara itu, Kepala DPAD Kabupaten Pandeglang, Neneng Nuraeni, mengatakan bahwa pelaksanaan pengawasan atau audit sistem kearsipan internal di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pandeglang dimaksudkan untuk mengidentifikasi berbagai permasalahan, melakukan analisis, serta mengevaluasi penyelenggaraan kearsipan pada setiap perangkat daerah.
Ia menjelaskan, pengawasan kearsipan juga menjadi bagian dari upaya Pemerintah Kabupaten Pandeglang dalam menciptakan tertib arsip guna mendukung akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.
“Ini adalah untuk menciptakan tertib arsip dalam rangka akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan, percepatan transformasi digital kearsipan, serta penyelamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pandeglang,” ungkap Neneng.
Ia berharap hasil pengawasan kearsipan internal Tahun 2026 dapat menjadi dasar bagi seluruh perangkat daerah untuk terus meningkatkan kualitas tata kelola arsip. Dengan pengelolaan yang semakin tertib dan didukung transformasi digital, arsip diharapkan dapat menjadi sumber informasi yang mudah diakses, aman, dan mampu mendukung efektivitas penyelenggaraan pemerintahan.
“Pengelolaan arsip yang baik pada akhirnya bukan hanya berkaitan dengan kelengkapan administrasi, tetapi juga menjadi bagian dari upaya menjaga rekam jejak pemerintahan serta memastikan setiap proses penyelenggaraan pemerintahan dapat dipertanggungjawabkan secara transparan dan akuntabel,” tandasnya. (**)