Korespondensi Dalam Dunia Bisnis

 

Oleh: Erni Febriani /Salsabila Azizzah/ Universitas Pamulang

Satubanten.com- Suatu organisasi atau perusahaan harus menjalin hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain untuk melakukan kegiatan bisnis dengan baik dan tanpa masalah. Selain penggunaan media lain seperti telepon, faks, dan Internet, surat-surat terus memainkan peran penting dalam upaya membangun dan mempromosikan hubungan-hubungan ini. Oleh karena itu, komunikasi bisnis pada dasarnya adalah kegiatan pertukaran informasi dan data melalui dia yang mendukung kegiatan bisnis antara satu perusahaan dan lainnya.

Surat adalah salah satu sarana dalam saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk mengirimkan informasi kepada pihak lain. Surat bisnis adalah surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis kaitannya dalam penyelenggaraan kegiatan bisnis. Informasi yang dikirim melalui surat biasa dalam bentuk notifikasi, informasi, deklarasi, pesanan, permintaan dan laporan. Informasi dapat ditulis di atas kertas, diketik atau dalam bentuk email.

Pengertian Korespondensi
Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Termasuk di dalamnya sebuah korespondensi bisnis yang merupakan aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis antara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Tujuan pengiriman surat bisa dikirimkan baik kepada individu lain, organisasi, atau perusahaan tertentu.

Pihak yang melakukan kegiatan surat menyurat disebut dengan korenponden. Fungsi utama dari surat koresponden adalah membangun hubungan kerjasama antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya. Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat.

Peran Korespondensi Dalam Bisnis
korespondensi memegang peranan terpenting dalam bisnis. Tanpa korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.

Beberapa survei mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi dan interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi terutama melalui sarana teleks dan e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam bisnis.

Fungsi Karakter Surat

1. Sebagai alat komunikasi

Mengirim surat pada dasarnya adalah komunikasi, sehingga tujuan utama penulis surat tercapai dan respons dapat diperoleh dari penerima surat sesuai dengan informasi yang dikirimkan oleh penulis surat.

2. Sebagai dokumen
Surat adalah dokumen tertulis yang digunakan sesuai dengan apa yang dikandungnya, sehingga surat harus disimpan sebanyak mungkin karena dapat digunakan sebagai alat bukti kegiatan dan informasi.

3. Sebagai duta besar institusional
Surat sebagai duta besar atau wakil dari surat itu berarti dengan huruf seolah-olah penulis berada di depan penerima surat itu.

3. Sebagai bukti sejarah
Surat sebagai bukti historis ketika digunakan sebagai bahan penelitian untuk menentukan status atau aktivitas organisasi sebelumnya.

4. Sebagai bukti
Sebagai bukti surat digunakan di masa depan ketika ada perselisihan yang tidak diinginkan antara agen komunikasi dan individu.

5. Sebagai alat notifikasi
Surat adalah pengingat karena dapat diarsipkan dan dilihat kapan saja.

Persyaratan surat yang baik, harus memenuhi persyaratan kompilasi :

1. Memahami masalah utama yang dilaporkan

Agar dapat menulis surat dengan jelas, konsep surat itu dimaksudkan untuk dipahami dengan baik atau dipahami dengan masalah utama dan tujuan untuk dikomunikasikan dan cara terbaik untuk mengirimkannya ke penerima pesan.

2. Tata bahasa standar
Harus menggunakan bahasa standar untuk memfasilitasi pemahaman tentang konten karakter, elemen tata bahasa seperti tema dan predikat dijelaskan secara eksplisit, dan tanda baca sesuai dan benar

3. Gunakan bahasa yang sederhanagunakan bahasa yang sederhana, tidak perlu panjang lebar, langsung pada isi tujuan surat.

4. Memilih kata yang tepat
Gunakan istilah yang umum digunakan dalam korespondensi, jangan gunakan singkatan yang tidak umum, dan gunakan kata-kata yang sopan.

5. Pemilihan huruf formulir yang benar
Surat sebagai sarana komunikasi tertulis harus dalam bentuk yang menarik sesuai dengan pasal-pasal yang berlaku dalam bentuk surat yang digunakan.

6. Isi surat harus rinci dan jelas
Isi pesan dan berita yang disampaikan harus jelas, Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka, tata bahasa yang benar, serta singkat padat penyampaiannya.

Format Surat

Ada tujuh bentuk dan tata letak untuk penulisan surat resmi, yaitu :

• Bentuk lurus penuh (gaya blok penuh) adalah bentuk huruf yang paling sederhana.
• Bentuk lurus, bentuk ini paling umum digunakan oleh perusahaan. Perbedaan dari gaya blok penuh ada pada tanda tangan orang yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
• Bentuk semi-lurus
• Gaya indent, jenis formulir ini cocok untuk surat yang ditujukan ke alamat pendek.
• Formulir resmi, biasanya digunakan oleh banyak lembaga pemerintah.
• Menggantung gaya paragraph
• Bentuk surat resmi gaya baru. Format surat resmi yang digunakan hari ini adalah format resmi untuk gaya baru ini.

Sistematika Bagian Surat Resmi

1. Bagian Awal Surat diantara nya :

• Kepala surat
• Tanggal surat menyurat• Keterangan surat tersebut
• Alamat surat yang dituju

2. . Bagian Isi surat :

• Salam pembuka surat
• Isi surat yang dimaksudnya
• Salam penutup surat

3. Bagian Akhir Surat :

• Penanggaungjawab surat
• Inistial pembuat surat
• Tembusan yang akan dicantumkan. (Sbs)